Le Centre de Gestion du Tarn et Garonne (CDG82) est un organisme public dont le rôle principal est d’assister les collectivités dans la gestion de la carrière des agents. L’une des autres missions du CDG82 est d’offrir aux collectivités une assistance informatique (installation de matériel et logiciels, assistance, phase de négociation avec les fournisseurs, formations, maintenance, réalisation et hébergement de sites web, etc.).
Dans ce cadre, le CDG82 a mis en place en 2008 une plate-forme départementale mutualisée afin « d’offrir aux collectivités une assistance à la dématérialisation du contrôle de légalité », l’idée étant d’assurer une transmission dématérialisée et sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.
Devant l’engouement des collectivités pour ce projet (près d’un tiers des collectivités ont été équipées en un an), le CDG82 avait besoin d’une solution lui permettant d’étendre la dématérialisation en amont et en aval du processus de contrôle de légalité.
Pour ce faire, en 2009 le CDG82 étudie les solutions existantes sur le marché, avec comme critère principal de sélection : la simplicité du logiciel.
« Le logiciel idéal devait être en mesure d’offrir une utilisation simple, d’être évolutif, paramétrable et puissant. L’existence d’un support client réel et pérenne était également un souhait dans la mise en place de ce projet, » indique Pierre Lorenzo, directeur adjoint du CDG82.
La GED NOVAXEL a su réunir toutes les qualités exigées et même plus. Grâce à son langage script il est notamment possible de développer de petits modules en vue d’automatiser certaines tâches, par exemple : copier, en un seul clic, tous les documents préparatoires des commissions dans les armoires
extranet des membres concernés, apposer leurs noms en filigrane dans tous les documents et leur adresser un email d’invitation à consulter leur espace membre.
Le processus de dématérialisation débute courant 2009 avec la numérisation des 3500 dossiers agents et leur classement dans la GED NOVAXEL.
Outre le gain de place évident (sept armoires ont pu être vidées), la réduction des déplacements et des éditions papier, la dématérialisation de documents mise en place avec la GED NOVAXEL a simplifié l’accès aux dossiers des sept agents gestionnaires qui gagnent ainsi en simplicité, rapidité et sécurité.
Le processus a également été appliqué au site internet du Centre, qui grâce au module web de NOVAXEL s'est enrichi d'un espace extranet sécurisé sur lequel les membres du conseil d'administration et des commissions (CAP, CTP) peuvent librement consulter à distance les documents préparatoires aux réunions. Ainsi, après un an d’utilisation, près de la moitié des membres ont adopté ce système de consultation dématérialisée.
Fort de ce projet mené à bien en 2009, le CDG82 souhaite aller plus loin dans sa démarche de « bureau sans papier » et pense à mettre en place un workflow dématérialisé du conseil statutaire.
Pour l’heure, lorsqu’une collectivité établit un projet d'arrêté ou de délibération concernant son personnel, elle le transmet au Centre pour avis. Ces actes sont ensuite renvoyés à la collectivité pour signature, après avoir été visés par le CDG et certains d’entre eux sont adressés aux services préfectoraux du contrôle de légalité.
Par ailleurs, une copie comportant la signature de toutes les parties concernées, doit être renvoyée par la collectivité au CDG, qui l’archive alors. Ces nombreux allers-retours, la quantité de papier engendrée, le temps perdu, sans parler du risque d’erreur, sont autant de points négatifs que le CDG82 souhaite améliorer.
« Le système de workflow que nous souhaitons mettre en place va consister à dématérialiser et automatiser une grosse partie de ces transmissions entre le Centre et les collectivités, l’objectif étant d'en améliorer la traçabilité, » précise Pierre Lorenzo.
Il permettra ainsi aux services gestionnaires du Centre de connaître à tout moment le statut de chaque acte traité : « projet », « visé », « transmis en préfecture », « à archiver », et de la sorte, les classer automatiquement dans l’armoire de rangement électronique NOVAXEL. Les procédures d’échanges s’en trouveront simplifiées et sécurisées, ce qui permettra d’améliorer les relations avec les collectivités, sans compter le gain de place et de temps.
« Cela fait bien quinze ans qu'on entend parler du "bureau sans papier", mais aujourd'hui la technologie et les mentalités sont prêtes. En réduisant l'utilisation des dossiers papier, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler autrement et d’améliorer notre métier d’un point de vue économique et écologique, » conclu Pierre Lorenzo.
Dans ce cadre, le CDG82 a mis en place en 2008 une plate-forme départementale mutualisée afin « d’offrir aux collectivités une assistance à la dématérialisation du contrôle de légalité », l’idée étant d’assurer une transmission dématérialisée et sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.
Devant l’engouement des collectivités pour ce projet (près d’un tiers des collectivités ont été équipées en un an), le CDG82 avait besoin d’une solution lui permettant d’étendre la dématérialisation en amont et en aval du processus de contrôle de légalité.
Pour ce faire, en 2009 le CDG82 étudie les solutions existantes sur le marché, avec comme critère principal de sélection : la simplicité du logiciel.
« Le logiciel idéal devait être en mesure d’offrir une utilisation simple, d’être évolutif, paramétrable et puissant. L’existence d’un support client réel et pérenne était également un souhait dans la mise en place de ce projet, » indique Pierre Lorenzo, directeur adjoint du CDG82.
La GED NOVAXEL a su réunir toutes les qualités exigées et même plus. Grâce à son langage script il est notamment possible de développer de petits modules en vue d’automatiser certaines tâches, par exemple : copier, en un seul clic, tous les documents préparatoires des commissions dans les armoires
extranet des membres concernés, apposer leurs noms en filigrane dans tous les documents et leur adresser un email d’invitation à consulter leur espace membre.
Le processus de dématérialisation débute courant 2009 avec la numérisation des 3500 dossiers agents et leur classement dans la GED NOVAXEL.
Outre le gain de place évident (sept armoires ont pu être vidées), la réduction des déplacements et des éditions papier, la dématérialisation de documents mise en place avec la GED NOVAXEL a simplifié l’accès aux dossiers des sept agents gestionnaires qui gagnent ainsi en simplicité, rapidité et sécurité.
Le processus a également été appliqué au site internet du Centre, qui grâce au module web de NOVAXEL s'est enrichi d'un espace extranet sécurisé sur lequel les membres du conseil d'administration et des commissions (CAP, CTP) peuvent librement consulter à distance les documents préparatoires aux réunions. Ainsi, après un an d’utilisation, près de la moitié des membres ont adopté ce système de consultation dématérialisée.
Fort de ce projet mené à bien en 2009, le CDG82 souhaite aller plus loin dans sa démarche de « bureau sans papier » et pense à mettre en place un workflow dématérialisé du conseil statutaire.
Pour l’heure, lorsqu’une collectivité établit un projet d'arrêté ou de délibération concernant son personnel, elle le transmet au Centre pour avis. Ces actes sont ensuite renvoyés à la collectivité pour signature, après avoir été visés par le CDG et certains d’entre eux sont adressés aux services préfectoraux du contrôle de légalité.
Par ailleurs, une copie comportant la signature de toutes les parties concernées, doit être renvoyée par la collectivité au CDG, qui l’archive alors. Ces nombreux allers-retours, la quantité de papier engendrée, le temps perdu, sans parler du risque d’erreur, sont autant de points négatifs que le CDG82 souhaite améliorer.
« Le système de workflow que nous souhaitons mettre en place va consister à dématérialiser et automatiser une grosse partie de ces transmissions entre le Centre et les collectivités, l’objectif étant d'en améliorer la traçabilité, » précise Pierre Lorenzo.
Il permettra ainsi aux services gestionnaires du Centre de connaître à tout moment le statut de chaque acte traité : « projet », « visé », « transmis en préfecture », « à archiver », et de la sorte, les classer automatiquement dans l’armoire de rangement électronique NOVAXEL. Les procédures d’échanges s’en trouveront simplifiées et sécurisées, ce qui permettra d’améliorer les relations avec les collectivités, sans compter le gain de place et de temps.
« Cela fait bien quinze ans qu'on entend parler du "bureau sans papier", mais aujourd'hui la technologie et les mentalités sont prêtes. En réduisant l'utilisation des dossiers papier, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler autrement et d’améliorer notre métier d’un point de vue économique et écologique, » conclu Pierre Lorenzo.
Conférence des finances publiques locales du 16 juillet 2013